Es necesario un Sistema Informático de Gestión Online?

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Búsqueda de la respuesta

Si Usted es parte de una Empresa Operadora de Casinos conoce la necesidad de tomar decisiones en el día a día basándose en información confiable obtenida rápida y fácilmente

Para ello la organización debe disponer de herramientas de gestión operativa que permitan la carga online de los datos generadores de esa información.

Mas aún, si el objetivo de la organización  es posicionarse en los lugares de liderazgo del mercado actual deberá disponer de medios para transformar datos corporativos de BackOffice en información útil para la toma de decisiones empresariales y que imprescindiblemente deben ser efectivas frente a la competencia.

Aquí es donde entran en juego las herramientas de informática.

En definitiva Usted ya ha detectado que la necesidad de la Empresa es contar con un Sistema Informático de Gestión Online.

Ya tiene la respuesta….. pero de inmediato surge una nueva pregunta ¿cual?

Evidentemente toda toma de decisiones implica aceptar un riesgo, lo indudable es que el objetivo es minimizar ese riesgo. Permítame, entonces, acercarle algunas sugerencias para ayudarlo en la materialización de esta idea.

Acerca  de los procesos de selección e implementación del Sistema

Seleccionar e implementar un Sistema Informático de Gestión Online es un compromiso significativo para toda la Organización y  forma parte de un proceso que requiere planificación y dirección para lograr un proyecto exitoso dentro de las necesidades establecidas y el presupuesto de inversión estimado.

Tal iniciativa debe estar alineada con la estrategia comercial de la Empresa por lo cual el primer paso es identificar, priorizar y definir necesidades para fundamentar la razón que motivará el cambio profundo en la gestión al introducir el nuevo Sistema Informático.

La oferta actual del mercado es muy amplia, con productos que ofrecen gran variedad de módulos y prestaciones. El objetivo de este artículo no es analizarlos en particular sino mas bien trazar lineamientos generales que lo ayuden en la selección e implementación.

Independientemente de factores fundamentales como son el precio del producto, el modelo de licencia y la probada seriedad de la empresa oferente, desde un punto de vista técnico podemos comenzar por considerar que el Sistema debe estar constituido básicamente por los siguientes subsistemas:

  • Sistema operativo capaz de realizar la captura masiva online de datos y su almacenamiento en una base de datos a través de aplicaciones sencillas de operar y adecuadas a las necesidades particulares en cada posición de entrada de datos.
  • Sistema táctico que soporte los procedimientos internos de la gestión diaria  y facilite las consultas sobre los datos almacenados con el fin de proporcionar informes a los niveles intermedios de la organización.
  • Sistema estratégico capaz de proporcionar a la dirección información proveniente de diferentes fuentes de datos que, al ser analizada en forma intuitiva, pueda ofrecer una visión global para ser compartida y distribuida a todos los departamentos de la empresa con el fin de hacer sus trabajos lo más eficiente posible.

Quiero detenerme en este último punto en el cual claramente estoy haciendo referencia al uso de herramientas de BI (Business Intelligence). En general son programas desarrollados por terceros (ópartners) que para algunos productos ofrecidos en el mercado vienen integrados como una aplicación más.

Por tratarse de herramientas de análisis muy poderosas es recomendable evaluarlas en particular y también buscar otras alternativas hasta encontrar la que más se adapte a las necesidades de la Organización. Un buen Sistema Informático de Gestión Online debe soportar el uso de estas herramientas elaboradas por terceras partes, y será un buen ejercicio para la Organización elegirla en forma paralela a la selección del sistema.

Disponer de buenas herramientas para nada sirve si la materia prima es mala ó insuficiente. La calidad e integración de los datos capturados y almacenados por el Sistema deben estar establecidospor una arquitectura que garantice la seguridad lógica y física en todos los componentes de hardware y software.

En esta línea de razonamiento deben ser requerimientos altamente deseables la inalterabilidad de la información, la auditabilidad de todos los procesos y el control con trazabilidad de los log-in de usuarios.

Para los procesos internos que estén involucrados en la operatoria diaria los usuarios deben contar con entornos amigables en su idioma, herramientas para elaboración de reportes y  módulos del Sistema que hacen al seguimiento de todas las actividades involucradas en la operación del casino.

He mencionado la captura de datos dando por sentado que en ellos están incluidos los eventos pues, dentro del subsistema operativo, un requerimiento fundamental a considerar es la capacidad del Sistema  en la captura y gestión de los eventos.

Será necesario analizar detalladamente que eventos detecta y como los procesa con el fin de evaluar la aptitud que posee para monitorearlos automáticamente en tiempo real y dar alarmas ante situaciones críticas de la operación.

También la visualización de eventos online a través de esquemas ó gráficos activos es una propiedad a investigar durante el proceso de selección.

El Sistema debe tener capacidad tecnológica como para permitir el acceso local y remoto a través de todas las plataformas posibles que hoy propone la tecnología (wireless, intranet,  telefonía fija y móvil, SMS, ITV, SMS-TV, Internet, GPRS, etc)

Ya entrando en el análisis de pautas para el proceso de implementación, el grado de escalabilidad que ofrece el Sistema es una de las prestaciones esenciales a tener en cuenta y se dimensiona a través de los módulos que lo componen y el grado de integración que presentan.

Estos están fundamentalmente vinculados a la gestión operativa por lo que en general no es aconsejable instalar un sistema completo de una sola vez, mas aún si para la organización es su primera experiencia con un sistema online.

La modularización debe ser adecuada al modelo de operación pues particularidades operativas pueden requerir necesidades diferentes en salas diferentes. Es probable que se  presenten casos de implementación donde no haya necesidad de algunos módulos.

No obstante, la escalabilidad no debe ser un condicionante para los otros subsistemas antes mencionados. Es decir que la instalación del módulo mínimo debe permitir el uso de herramientas informáticas tales como  el reporting, query o consulta, análisis, cuadros de mando, alertas, etc. a escala local y remota porque, como hemos visto, habrá necesidad corporativa en el uso del Sistema.

Al evaluar los requerimientos de infraestructura y equipamiento (hardware, Servers, Workstation, cableados, UPS, periféricos, etc) se deben comparar los productos en su versión de instalación completa, pues aunque este propósito no vaya a ser alcanzado en una primera etapa evitará ampliaciones de presupuesto significativas durante el avance del proyecto..

En este punto no olvide evaluar las licencias de terceros necesarias (SO, motor de DB, protocolos de comunicación, etc) no incluidas en los Sistemas que le ofrecen pero necesarias para su funcionamiento.

Cada empresa  oferente deberá demostrar en forma fehaciente la capacidad de su producto en comunicarse con slots y máquinas multipuestos a través de los protocolos existentes en el mercado (SAS, BOB, S2S, etc) y aún también con máquinas que no posean comunicación serie. Es conveniente incluir los dispositivos periféricos (contadoras, balanzas, impresoras, etc) en este proceso.

El conocimiento de los tiempos de instalación, setup y puesta en marcha del sistema hasta alcanzar el golive  son  datos necesarios para acordar el planning y la asignación de recursos humanos.

Dejé para el final el tema manuales, training y soporte porque son factores decisivos para tener en cuenta durante la selección. No deben existir dudas respecto de la calidad cuantitativa y cualitativa de estos ítems, de ellos dependerá el éxito en el uso del sistema y son servicios que deben estar disponibles antes de la compra, en la implementación y durante el uso.

Acerca de la organización interna de la Empresa

¿Cuales son otros factores que influirán en el éxito del proyecto?

Ya detectó la necesidad de contar con un Sistema Informático de Gestión Online y seguramente la Organización seleccionará el mejor producto para la Empresa.

Usted ha propuesto un cambio y debe capitalizarlo evitando que sea resistido y peor aún ignorado. Maneje el proyecto en todo momento dentro de un proceso ordenado y prolijo, de ello dependerá que salga exitoso.

Comience por obtener patrocinador para el proyecto en el mas alto nivel ejecutivo de la Empresa.

Involucrar Ejecutivos con poder de decisión facilitará la solución de importantes problemas tales como difundir la visión para el cambio y obtener los recursos necesarios.

Construya consenso formando un equipo de trabajo con participación de todas las áreas afectadas. Cada departamento que cuente con futuros usuarios del sistema debe tener al menos un representante asignado al proyecto.

Es fundamental designar un Project Manager con dedicación exclusiva a tiempo completo durante los procesos de selección, implementación y post implementación hasta alcanzar el golive del Sistema y asegurar la capacitación de los usuarios. Elija un profesional externo ó interno con experiencia en proyectos y probados conocimientos técnicos.

Asegure la comunicación entre departamentos. Exija un planning detallado que permita manejar el presupuesto dentro del cronograma programado.

No deje de diseñar un plan de contingencias que prevea entre un 5 y un 10% mas de gastos respecto del presupuesto originalmente planeado. Con ello obtendrá flexibilidad ante situaciones imprevistas

Recuerde en todo momento que Usted es el impulsor del cambio y no dude en obtener soporte de consultoría externa porque el proyecto lo justifica. Los proyectos más exitosos son aquellos en los que participan asesores externos, trate de optimizar o adecuar su colaboración a las necesidades y características de la Organización.

Por último mi recomendación para toda la Organización es que al decidir él ó los proveedores del Sistema tengan en cuenta que las etapas de compra e implementación tienen principio y fin, en cambio el uso del Sistema tiene principio pero no debería tener fin.

Por el contrario, la utilización del mismo ebe ser evolutiva alimentada por un proceso de optimización constante y ello está íntimamente ligado con la seriedad de las Empresas proveedoras y los acuerdos comerciales alcanzados.

Haber encontrado una respuesta afirmativa a la pregunta inicial le asegura estar en el camino correcto, para las etapas siguientes le deseo el mayor de los éxitos y espero que estas reflexiones lo ayuden.